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Transferência de dados ainda é problemática no setor de transportes
Por Anírio Oliveira Neto

Aqueles que vivem o dia-a-dia da administração das transportadoras sabem que o chamado Electronic Data Interchange (EDI) que temos atualmente possui muitas falhas, em alguns casos ele deixou de ser um benefício para virar um custo ou apenas cumprir com a exigência do cliente. A maioria das empresas não utiliza todos os recursos que esta importante tecnologia pode trazer. Os motivos são vários.

Atualmente os gestores de TI estão acostumados a adaptarem seus sistemas a todo e qualquer tipo de processo que algum cliente crie. Muitas vezes sem reclamar, sem tentar colocar algum padrão já existente ou, às vezes, por imposição do próprio cliente. Com todo o know-how que o transporte rodoviário de carga adquiriu nos últimos anos esta falta de padronização acaba gerando uma infinidade de processos que só atrapalham o dia-a-dia das organizações.

Outro fator é que a maioria dos processos é incompleta. Estes não atendem a 100% das necessidades. Mesmo com o recebimento de informações eletronicamente, temos de criar processos manuais para completá-lo. Isto é compreensível e natural devido à evolução dos processos e da voracidade de informações que os sistemas atuais inteligentes necessitam. Mas é importante que algum profissional, alguma empresa ou entidade se responsabilize pela atualização dos padrões, voltando-os para as novas necessidades.

A falta de automação também colabora para a má administração e elevação dos custos, pois é comum o tráfego de informações repetidas, pois o receptor alega que "recebeu o arquivo".

Qual transportador que ainda não teve uma fatura bloqueada pelo cliente que alega não ter recebido todos os dados de entrega das notas correspondentes à cobrança? Para evitar maiores pendências, muitos transportadores chegam a enviar o mesmo dado duas, três ou até cinco vezes para o mesmo destinatário, só para evitar que o receptor alegue falta de dados. Mesmo sem ter culpa, este tipo de procedimento só eleva os custos e, muitas vezes, não resolve a situação.

As chamadas VANs (empresas que intermediam o envio e recebimento de dados) estão se proliferando por todo o País. Os embarcadores, buscando soluções para seus problemas internos, contratam serviços de VANs e os transportadores são obrigados a adaptarem seus sistemas para o novo padrão de arquivo e a usarem um novo meio de comunicação. Com isso, acabam tendo um novo custo.

Tecnologias ainda não dominadas por todos são impostas a transportadores de todos os tamanhos. Um bom exemplo é o XML que nenhum tecnólogo é contra, mas é consenso que falta domínio sobre a linguagem. Mas para atender o cliente, fazemos investimentos que não sabemos direito se terão retorno. O pior é que, depois de algum tempo, o próprio cliente desiste da tecnologia, pois nem ele mesmo ainda domina, e volta ao processo convencional.

Apenas como exemplo do impacto nos custos, uma VAN chegou a oferecer o valor de R$ 1,20 por nota fiscal trafegada. O processo consistia no envio de vários arquivos, mas o custo por nota era fixo. Entretanto, o transportador de maior presença nas operações do cliente, recebia mensalmente cerca de 8 mil notas. Ou seja, além de toda a adaptação necessária ao novo projeto, o transportador teria de arcar com o custo mínimo de R$ 9,6 mil mensais só para abastecer o sistema administrado pela própria VAN. Ficou claro o abuso de poder.

Graças ao empenho da equipe de TI do transportador, foi provado ao cliente que o projeto era oneroso e ineficaz. A relação custo/benefício não era adequada para nenhum dos lados, pois somente a VAN estava ganhando. Em seis meses o projeto foi abandonado. Exemplos como este estão no dia- a-dia do setor de transporte rodoviário de carga.

A área de segurança da carga também é outra que padece de falta de integração de dados. Apenas como exemplo, vamos analisar os casos das empresas gerenciadoras de risco.

Em um grupo de 20 empresas do setor de transporte rodoviário de carga, não conseguimos listar nenhuma gerenciadora de risco que possua integração 100% de dados com o transportador. Ou seja, para contratação de terceiros, precisamos registrar em nossos sistemas todos os dados dos veículos, proprietários, motoristas e outros. Lógico e aceitável. Entretanto, para se conseguir a liberação ou cadastro deste mesmo registro na empresa gestora de riscos, temos de redigitar tudo novamente e aguardar vários minutos ou horas para obter uma resposta.

Também são vários os casos que um veículo já está carregado, contrato assinado e tudo, mas como a gerenciadora só respondeu depois de 4 horas e não aprovou o cadastro, a transportadora terá de arcar com os custos da descarga, estadia e diária, bem como a contratação de um novo veículo. É obrigada a fazer todo o processo novamente.

Podemos registrar também absurdos dentro do próprio setor do transporte rodoviário de carga. Existem problemas diversos que fazem com que transportadoras parceiras não consigam fazer EDI entre si. Até hoje, temos transportadoras que emitem seus documentos e redespacham a mercadoria para outra transportadora e esta tem de redigitar 100% dos dados do conhecimento original.

De um modo geral, o item confiança na informação é algo discutível, pois é comum a perda de tempo em análise de dados que foram simplesmente “chutados”. Mas não vamos entrar em detalhes neste item, senão sairemos do foco deste documento.

Esses e outros problemas são objetos de discussão da recém-reativada Comissão de Tecnologia da Informação (Cotin) do Sindicato das Empresas de Transporte de Carga do Estado de São Paulo (Setcesp).Temos pela frente uma oportunidade única de resolver de vez todas estas pendências.

Esta comissão é formada por profissionais de TI responsáveis pelos sistemas das transportadoras associadas ao Sindicato. Uma das principais missões deste grupo de trabalho é o lançamento do projeto batizado de "EDI Padrão COTIN/SETCESP", que tem por objetivo rever tudo aquilo que já existe no setor, aproveitar o que é bom e orientar para o descarte daquilo que não resolve nada e só onera as empresas.

O grupo está se preparando para dar soluções a todos os obstáculos atuais. Mas antes de tomar qualquer decisão fará consultas ao mercado, convidando todos os envolvidos para exporem suas idéias. Ou seja, teremos palestras de representantes de VANs, gerenciadores de riscos e fornecedores em geral, para que possamos obter o melhor resultado possível. Após as palestras, faremos debates para que cada setor possa defender suas posições.

A Cotin também pretende atuar como administradora destes padrões, acompanhando e controlando toda e qualquer nova necessidade que possa surgir. Se bem que, nos novos formatos, teremos previsto campos para 100% das necessidades atuais e claro alguns de reserva para futuras implementações.

Anírio Ramos de Oliveira Neto, coordenador da Comissão de Tecnologia da Informação (Cotin) do Setcesp e gerente de TI e Comunicação da transportadora rodoviária de carga e logística Rápido 900.